Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Aavagen Oy
Formaalintie 10, 20780 Kaarina
info@aavagen.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Maria Jensen

maria@aavagen.com

3. Rekisterin nimi

Aavagen Oy:n ASIAKASREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on palvelun toteuttaminen tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
asiakassuhteemme hoitaminen
sähköinen ja suoramarkkinointi

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:

rekisteröidyn perustiedot kuten nimi* ja asiakasnumero;
rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja osoitetiedot*;
yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yrityksen yhteys- ja osoitetiedot ja yhteyshenkilöiden tiedot;
asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, sekä muut asiointitiedot
mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten tiedot asiakkaan omistamista hevosista, sekä tiedot näistä hevosista

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, yhteistyökumppaneiltamme, sekä hevosurheiluun liityviltä verkkosivuilta (esim. hippos.fi tai travsport.se).

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja ulkoistetun myyntiorganisaatiomme suora-markkinointiin. Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään 48 kuukauden ajan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Reksiteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Toimita asiaa koskevat pyynnöt henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Esitä tällaisessa tilanteessa vastustamista koskeva vaatimuksesei kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.